河南财经政法大学合同管理办法

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

河财政文〔2023〕42号

 

 

 

河南财经政法大学

关于印发合同管理办法的通知

 

学校各单位：

《河南财经政法大学合同管理办法》已经学校研究通过，现印发给你们，请结合实际，认真贯彻落实。

 

附件：1.河南财经政法大学一般合同审签单

2.河南财经政法大学重要合同审签单

3.河南财经政法大学重大合同审签单

 

 

 

河南财经政法大学

2023年12月15日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

河南财经政法大学合同管理办法

 

第一章  总  则

第一条  为规范办学行为，坚持依法治校，规范合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，依据《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称合同，是指学校开展教学、科研及其他活动时，与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

第三条  学校签订合同，应当遵守国家法律法规和政策等规定，坚持诚实信用、协商一致、平等互利的原则。

第四条  学校实行统一领导监督、分类归口管理、规范审签、各负其责的基本合同管理制度，推动合同管理工作规范化、信息化、高效化。

校内任何部门和个人未经学校授权，不得以学校和校内机构名义对外签订合同。

第五条  各部门应加强合同管理，完善内部管理制度，配备相应的合同管理人员。

第二章  合同管理职责

第六条  学校成立合同管理工作领导小组，全面负责合同管理工作。领导小组由主管校领导、校长办公室、计划财务处、审计处、国有资产管理处、法律事务处等职能部门负责人组成。

领导小组下设合同管理办公室，设在校长办公室，与法律事务处合署办公。

第七条  学校合同事务由综合管理部门、归口管理部门和承办部门依据各自职责进行管理。

第八条  合同管理办公室是学校合同事务的综合管理部门，负责统一协调、管理和监督合同事务，主要职责包括：

（一）召集合同管理工作领导小组各组成部门商谈合同事务；

（二）起草学校合同管理的基本制度，指导各部门制定合同管理细则；

（三）确定不同类别合同的审核部门及流程；

（四）审定归口管理部门提交的示范合同文本；

（五）协调和监督学校重大合同纠纷的处理；

（六）学校交办的其他合同事务。

第九条  学校相关职能部门是合同事务的归口管理部门，对其职能范围内的合同事务承担管理职责，主要归口管理部门包括：

（一）人才工作办公室负责人才合同及其职能范围内有关合同的审核与管理工作；

（二）人事处负责人事聘用合同、劳动合同及其职能范围内有关合同的审核与管理工作；

（三）计划财务处负责财务管理及其职能范围内有关合同的审核与管理工作；

（四）审计处负责审计管理及其职能范围内有关合同的审核与管理工作；

（五）国有资产管理处负责招标采购、资产运营管理及其职能范围内有关合同的审核与管理工作；

（六）科研处负责科研合作及其职能范围内有关合同的审核与管理工作；

（七）国际交流合作处负责国际合作与办学及其职能范围的有关合同的审核与管理工作；

（八）国内交流合作办公室负责国内合作与办学及其职能范围内有关合同的审核与管理工作；

（九）教务处负责专业建设、教学实践、实习实训及其职能范围内有关合同的审核与管理工作；

（十）就业创业指导处负责就业、创业及其职能范围内有关合同的审核与管理工作；

（十一）法律事务处负责合同的合法性及其职能范围内的有关合同的审核与管理工作。

未列入上述归口管理部门范围的合同，由合同管理办公室根据部门工作职责提出归口管理部门建议，报主管校领导审批后确定。

第十条  合同承办部门是具体实施合同立项、洽谈、起草、送审、签订、履行以及纠纷处理等合同事项的校内机构，是合同事务的第一责任主体，主要职责包括：

（一）制定本部门合同管理细则和工作流程，建立合同档案；

（二）负责所承办合同的合规性、可行性分析论证，对合同相对方资质、信誉等进行审核；

（三）负责合同的洽谈、拟定等工作，将合同拟定文本提交管理部门审核；

（四）负责经审核合同的签订及备案；

（五）负责承办合同的具体履行，跟踪掌握合同执行情况，及时汇报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议，收集、保存合同签订及履行过程中形成的有关文件、资料等；

（六）负责处理承办合同纠纷；

（七）学校交办的其他合同事务。

    承办部门办理合同事务应当经领导班子集体研究决定，履行相应的民主决策程序。

第十一条  合同承办部门和归口管理部门为同一个部门的，该部门同时负有合同的管理职责和承办职责。

第三章  合同审核与订立

第十二条  承办部门在订立合同前应按有关规定完成前期论证、项目审批、招标采购等程序。

涉及重大事项的合同，以及按规定在合同订立前应提交相应决策机构研究同意的合同，承办部门应当提请决策机构批准。未履行相关前置程序的，不得进行后续合同审核程序。

第十三条  承办部门在洽谈过程中应当对合同相对方的主体资质、资信状况、履约能力以及签约代表的合法身份等进行调查核实，对合同所涉及的重要文件、权属证书以及资质证明等进行查验、复印留存。

第十四条  合同应采取书面形式订立，学校实行线上合同审核制度，提高合同管理信息化。

线上合同的审核部门、审核流程等由合同管理办公室确定。对暂无法实行线上审核的合同，仍实行线下审核。

第十五条  合同文本分为示范合同和非示范合同。学校推行使用示范合同，加强对非示范合同的审核。

归口管理部门根据实际需要，在其职能范围内拟定示范合同，经合同管理办公室审核、学校批准后采用。审定通过后的示范合同如有重大条款变动，按制定程序进行修订。

第十六条  按照性质、重要程度或合同金额大小，合同分为一般合同、重要合同和重大合同，分别实行相应的合同审核流程。

一般合同是指下列合同：

（一）合同金额5万元以下（不含）的经济合同；

（二）横向课题立项、出版、科技成果转化以及产学研等科研类合同；

（三）仅涉及学校单一部门职能范围的合同；

（四）不涉及具体权利义务的意向性、框架性合同；

（五）合同管理办公室认为应按一般合同管理的其他合同。

重要合同是指下列合同：

（一）合同金额5万元以上（含）50万元以下（不含）的经济合同；

（二）涉及学校两个或两个以上部门职能范围或学校重要利益的合同；

（三）合同管理办公室认为应按重要合同管理的其他合同。

重大合同是指下列合同：

（一）合同金额50万元以上（含）的经济合同；

（二）涉及学校整体事务的重大战略性校地、校际、校企合作合同；

（三）以学校资产（无形资产）联合经营的合同；

（四）对外抵押担保合同、债权债务清偿合同；

（五）融资（贷款）合同；

（六）涉外合同，即与国（境）外的自然人、法人或其他组织签订的合同；

（七）法律关系复杂的疑难合同或具有重大社会影响的合同；

（八）合同管理办公室认为应按重大合同管理的其他合同。

第十七条  承办部门履行合同审核手续，按照一般合同、重要合同和重大合同的规定，填写相应的《河南财经政法大学合同审签单》（见附件），并将合同草案及相关资料一并提交归口管理部门审核。承办部门负责人应当在合同审签单上签署意见，注明审核人姓名、审核日期并加盖部门公章。

需要相关职能部门审核会签的，在归口管理部门审签后，由承办部门提交相关职能部门审核会签。各部门应当由部门负责人签署审核意见，注明审核人姓名、审核日期并加盖部门公章。

承办部门应当根据归口管理部门、相关职能部门审核意见修改完善合同文本。

第十八条  合同审核部门应当在3个工作日内完成审核，重大合同可以延长至7个工作日内完成。特别复杂的合同以及需要由多个职能部门审核会签的合同，全部审核会签程序应当在20日内完成。审核部门未在规定时间内完成审核的视为该部门同意合同内容。

经审核后，一般合同由承办部门负责人签署；重要合同由承办部门分管校领导审批、签署；重大合同由校长审批、签署或由其授权的人签署。

第十九条  学校授权校长办公室为学校合同专用章管理部门，科研处为学校科研合同专用章管理部门。

合同用印坚持“先审批后用印”的原则，按照用印程序办理，审查以下事项：

（一）已按要求履行完项目审批、招标采购等手续；

（二）已按要求履行完合同审核手续；

（三）经学校授权的签署人已在合同文本上签名；

（四）合同相对方已完成签名、加盖合同印章（合同约定我方先加盖印章的除外）。

第二十条  经审查通过后，印章管理部门在每份合同文本签署人位置加盖合同专用章，同时加盖骑缝章。

承办部门对提交用印的合同文本内容真实性、完整性负责。合同经办人对提交用印的合同文本与合同管理部门最终审核文本的一致性负责。

第二十一条  承办部门将完成用印的合同提交印章管理部门备案一份。加盖学校合同专用章的合同交校长办公室备案，加盖科研合同专用章的合同交科研处备案。线上审核合同的备案与线下审核合同的备案方式一致。

第二十二条  未经审核不得签订合同，未经签订生效的合同，不得提前履行。

严禁将合同金额进行拆分审签。

第四章  合同的履行、变更和解除

第二十三条  合同生效后，承办部门应指派专人负责跟踪合同履行情况，督促合同相对方履行合同义务，确保合同得到全面有效履行，并对合同履行的重要事实进行书面记录，及时收集、保存相关文件、资料等。

归口管理部门对承办部门合同履行情况进行监督。

第二十四条  承办部门发现合同履行出现异常时，应当及时向归口管理部门提出书面报告，保存证据材料，防止损失扩大，分析和查明原因，提出处理方案。

承办部门在向合同相对方发出或签收、确认改变合同权利义务的书面文件前，应事先经过归口管理部门书面同意，必要时征求合同管理办公室意见，承办部门不得自行做出实质性答复或承诺。

第二十五条  合同生效后，合同相对方不履行合同义务或者履行不符合约定，承办部门应立即向归口管理部门提出书面报告，必要时申请学校向其发出要求履行或者采取补救措施的书面函件，督促其履约，并保存相关证据材料。

学校对外享有的债权，承办部门应定期催收，并保存催告文件、邮寄单等相关证据材料。

第二十六条  合同履行过程中，承办部门认为确需对合同实质性内容进行变更或者解除合同的，以及合同相对方提出变更或解除合同的，承办部门应当立即向归口管理部门提出书面报告，按照合同审签流程处理。

第二十七条  合同履行完毕需要续签的，应当按照合同订立程序进行审核后续签，必要时要对合同条款进行修订。除在合同中有明确约定外，任何部门和个人不得自行续签合同。

第二十八条  合同履行过程中如出现争议，承办部门应积极与合同相对方协商解决。对于协商不成、确需通过仲裁或诉讼程序解决的合同纠纷，由承办部门负责处理。归口管理部门对纠纷处理进行监督管理，法律事务处为纠纷处理提供法律支持。

因合同纠纷而产生的费用由承办部门承担。

第五章  合同档案管理

第二十九条  承办部门、归口管理部门应当建立合同档案制度，妥善保管合同相关文件资料。

相关文件资料包括但不限于：合同文本、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料、合同涉诉材料等。

第三十条  合同履行完毕，承办部门应整理汇总合同相关资料，按照学校档案管理制度要求及时归档。

第三十一条  合同管理办公室对承办部门备案的合同建立合同台账，按年度送学校档案馆归档。

第六章  责任与监督

第三十二条  承办部门是合同事务的第一责任主体，对合同事务负有直接责任，归口管理部门在其职能范围内承担合同事务管理和监督责任，合同管理办公室对合同事务承担领导责任。

第三十三条  在合同事务中失职、渎职或以权谋私的，学校视其情节，追究责任人相应责任。给学校造成经济损失的，由责任人承担赔偿责任。触犯法律的，移送司法机关追究其法律责任。

第三十四条  有下列情形之一，未给学校造成损失的，对直接责任人和负有领导责任的负责人进行批评教育、纪律处分等：

（一）违反规定和程序擅自对外签订合同的；

（二）应当签订合同但未签订合同的；

（三）恶意拆分、倒签合同的；

（四）未审查对方主体资格、资信情况等关键信息的；

（五）未按规定履行职责的；

（六）未按程序批准，擅自给对方签收单据或补签单据的；

（七）丢失或者擅自销毁、隐匿合同及其附件，以及与合同相关的各种函件、单据等材料的；

（八）在处理合同纠纷过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供相关证据材料的；

（九）其他违反法律法规、学校规定和合同约定的情形。

第三十五条  合同作为学校对外开展活动的重要法律依据和凭证，其内容涉密的，有关人员应当严格执行相关保密规定。当事人违反保密义务的，应当承担相应责任。

第三十六条  合同管理办公室定期组织合同管理检查工作，对归口管理部门和承办部门的合同管理情况进行监督评估，向学校报告。

第七章  附  则

第三十七条  学校建立法律顾问制度和专家咨询制度，必要时由合同管理办公室负责聘请法律顾问和法律专家对重大合同进行论证，参与重大合同纠纷解决。

第三十八条  各归口管理部门根据本办法制定其职能范围内的合同管理实施细则，报合同管理办公室备案。

第三十九条  本办法由合同管理办公室负责解释。本办法未作具体规定的，按上级规定和学校相关制度执行。

第四十条  本办法自公布之日起实施，原《河南财经政法大学合同管理办法（试行）》（河财政文〔2013〕43号）、《河南财经政法大学关于进一步规范对外签订合同的补充规定》（河财政文〔2022〕5号）、《河南财经政法大学校长办公室关于进一步规范学校合同专用章管理使用的通知》（校办〔2023〕1号）同时废止。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1    

河南财经政法大学一般合同审签单

合同名称
合同相对方
合同标的额	（万元）
合同类型	工程类£        采购类£           科研类£        国内合作类£    国际合作类£     金融服务类£    捐赠类£        出租（借）类£   其他□
合同经办人承诺：提交用印的合同文本与合同管理部门最终审定文本一致。                    合同经办人：               联系方式：
承办部门初审意见：       承办部门与归口管理部门为同一部门 £ 负责人签字：                 单位公章 年   月   日		归口管理部门审核意见：       负责人签字：                单位公章                        年   月   日
计划财务处审核意见：       负责人签字：                 单位公章 年   月   日		国有资产管理处审核意见：       负责人签字：                单位公章 年     月   日
法律事务处审核意见：       负责人签字：              单位公章 年   月   日
说     明 1．本审签单适用于一般合同，计划财务处、国有资产管理处仅审核经济合同。 2．相关部门的审核意见应明确、具体，不得使用模糊性语言或只签名字。

附件2

河南财经政法大学重要合同审签单

附件3

河南财经政法大学重大合同审签单